経費とは

経費=事業を行うに当たり発生した費用のこと。

フリーランスとして生きていくなら、売上や経費の管理も自分でする人がほとんどです。

経費が大切な理由

フリーランスは「自分で所得を計算」して「自分で確定申告」を行わなければいけません。

所得税額を計算するためには、年間総収入から経費と控除を差し引くことになります。

つまり、経費のことを理解しておかなければ正確な確定申告ができませんし、差し引ける経費が多ければ多いほど納税額は減ることになります。

それでは経費の種類を紹介しますが、

その前に…

領収書はとにかくもらう

フリーランス『経費』になる種類(項目):領収書は必要

フリーランスになったらとにかく領収書!

経費になるかならないか、その場でわからなくても「領収書がない」よりマシです。

細かくなったとしても、もらって保管を習慣づけましょう。

▼領収書のかわりになるもの

  • レシート
  • クレジットカード利用明細
  • ATMの振込明細
  • 通帳の記録
  • 請求書
  • 納品書
  • 出金伝票
  • 支払い確認画面のプリントアウト
  • 冠婚葬祭の案内状
  • 祝儀、不祝儀袋の表書きコピー


フリーランス
経費(項目)の種類

それでは本題に入ります。

基本的に経費とは「事業に関係した出費」や、「事業の売上に貢献している出費」のことです。

「節税」の重要な鍵を握る「経費」には、一体どんな種類があるのでしょうか?

開業準備費

フリーランス『経費』になる種類(項目):開業準備費

  • 開業前の事務所、店舗の家賃
  • 光熱費
  • 許認可取得にかかる費用
  • 10万円以下の備品
  • 打ち合わせ
  • 市場調査にかかった費用
    (交通費、ガソリン代、宿泊費など)
  • 広告費
  • 名刺作成
  • ウェブサイト作成
  • サーバー代
  • セミナー、講義参加費

「開業準備中にかかったお金」は交通費や消耗品費などの項目に該当するものでも、開業準備費として計上します。

注意:10万円以上のパソコンや改装費など大きい金額は「固定資産」として資産に計上します。

地代家賃

フリーランス『経費』になる種類(項目):地代家賃

  • 事務所
  • 倉庫
  • 事業のための駐車場

事務所や店舗を借りている
→そのまま経費に

自宅を仕事場にしている
→「按分(あんぶん)」して経費に

自宅を仕事場にするフリーランスは、家賃を経費として計上できます。

ここで注意なのが、家賃の全額を経費にすることができないことです。

「家賃按分(あんぶん)」と呼ばれ、自分で計算しなければいけません。

地代家賃の計算方法

家賃×仕事場面積の割合=経費計上できる家賃

家の床面積と仕事で使用している床面積の比率さえわかれば計算はシンプルです。

一般的に家賃の30〜40%を経費としていることが多いようです。

▼例:家賃10万円の家で、仕事場面積が30%の場合

  • 10万円×30%=3万円
  • 3万円を家賃として経費計上

家賃按分の注意点

よほどめちゃくちゃな計算をしない限り、税務署から調査が入ることはありません。

しかし、この費用を算出した根拠や通帳記録などの支払い証明を保管しておきましょう。

水道光熱費

フリーランス『経費』になる種類(項目):水道光熱費

  • 水道
  • 電気
  • ガス
  • 灯油

事務所や店舗を借りている
→そのまま経費に

自宅を仕事場にしている
→「按分(あんぶん)」して経費に

家賃と同じく、自宅を仕事場にしているフリーランスは「按分(あんぶん)」して経費計上分を算出します。

水道光熱賃の計算方法

1ヶ月の水道光熱費×仕事に使用した割合=経費計上できる水道光熱費

仕事に使用した割合は、コンセントの数や使用時間を目安とします。

▼例:1ヶ月の電気代が1万円で、仕事で使用した割合が20%の場合

  • 1万円×20%=2,000円
  • 2,000円が光熱賃として経費計上

家事按分の注意点

少しめんどうに感じますが、年間通すと大きな金額になりますのでしっかり経費計上しましょう。

通信費

フリーランス『経費』になる種類(項目):通信費

  • ネット代
  • プロバイダ代
  • サーバー代
  • ドメイン代
  • スマホ代
  • 電話代
  • 切手、はがき代
  • 郵便の送料
  • 配送料
  • 電話、ネットの開設工事費

仕事とプライベートで兼用しているものは「按分(あんぶん)」して経費計上分を算出します。

通信費の計算方法

1ヶ月の通信費×仕事に使用した割合=経費計上できる通信費

仕事に使用した割合は、使用時間を目安とします。

▼例:1ヶ月のスマホ代が2万円で、仕事30%プライベート70%の割合で使用した場合

  • 2万円×30%=6,000円
  • 6,000円が光熱賃として経費計上

通信費の注意点

  • 収入印紙=租税公課
  • 電報(祝電、お悔やみ)=交際費
  • FAX用紙=消耗品 など

上記のように、通信費に分類しそうでも違うものがあります。

消耗品費

フリーランス『経費』になる種類(項目):消耗品

  • 日用品
    ティッシュ、洗剤、コーヒー、食器、蛍光灯、乾電池など
  • 事務用品
    文房具、印鑑、名刺、封筒、コピー用紙、コピー代、インク、トナー
  • 10万円未満のパソコン関連
    キーボード、マウス、ソフトウェア、ライセンス料など
  • 10万円未満の備品
    工具、机、椅子、棚、ロッカー、電話機、カメラなど
  • その他
    ガソリン代、灯油、クリーニング代

使用可能期間が1年未満もしくは10万円未満の少額のものを消耗品費として経費計上が可能です。

10万円以上の消耗品

この場合「備品」となり「固定資産」として計上し、法定耐用年数に応じた減価償却費にしなければいけません。

減価償却費

フリーランス『経費』になる種類(項目):減価償却費

  • 減価償却
    時間が経つにつれて、その資産の価値が減っていくという考え方
  • 減価償却費
    資産取得費用をその年の費用とせず、耐用年数にわけて経費計上すること

建物や自動車、機械、パソコンなどの高額な備品は一度に経費とせず、少しずつ計上していくルールがあります。

少しややこしいしくみですが、この際理解してみませんか?

減価償却費の計算方法

▼例:仕事用に30万円のパソコンを買い、2021年1月から使用し始めた場合。

  • パソコンの耐用年数は4年
    ※サーバーとして利用する場合5年
  • 使用開始した時からカウント
  • 定額法で計算(毎年、定額で減価償却費を計上する方法)

▼定額法:取得価格÷耐用年数=減価償却費

  • 30万円÷4年=75,000円
  • 75,000円÷12ヶ月=6,250円
    →毎月6,250円を減価償却費として計上

旅費交通費

フリーランス『経費』になる種類(項目):旅費交通費

  • 電車代
  • バス代
  • タクシー代
  • 飛行機代
  • 駐車料金
  • 出張手当
  • 宿泊費

旅費交通費の注意

ガソリン代は燃料費、車両費でも計上可能です。

荷造運賃

フリーランス『経費』になる種類(項目):荷造運賃

  • 商品発送用品
    ダンボール、テープ、梱包材
  • 運送料

小売関係の事業をされる方には身近な経費です。

接待交際費

フリーランス『経費』になる種類(項目):接待交際費

  • 取引先との食事
  • 接待費用
  • お中元、お歳暮
  • 慶弔見舞金
  • 電報(祝電、お悔やみ)

接待交際費の注意

フリーランス(個人事業主)は交際費の限度額がありません。

また、事業に関係する飲食代の多くを接待交際費にすることができます。

しかし「事業に関わる人に対して」行ったものでなければいけません。

広告宣伝費

フリーランス『経費』になる種類(項目):広告宣伝費

  • 新聞広告
  • テレビCM
  • WEB広告
  • 広告のためのグッズ
  • パンフレット作成

事業の宣伝のためにかかる費用です。

修繕費

フリーランス『経費』になる種類(項目):修繕費

  • 店舗リフォーム
  • 自動車修理
  • パソコン修理
  • 賃貸物件の原状回復費用

修繕費の注意

資産、備品の原状回復や維持するためにかかった費用のことです。

店舗リフォームだと、古くなった部分の修理なら修繕費ですが、元の状態に新しい価値を加えるようなリフォームの場合「資本的支出」となり減価償却をしなければいけません。

外注工賃

フリーランス『経費』になる種類(項目):外注工賃

  • 請負契約
  • 委託契約

外部業者に仕事を発注した際に支払う手間賃などにあたります。

租税公課

フリーランス『経費』になる種類(項目):租税公課

  • 消費税
  • 地方消費税
  • 個人事業税
  • 固定資産税
  • 印紙税
  • 不動産取得税
  • 登録印紙税
  • 事業用自動車の税金
    自動車税、重量税、取得税
  • 事業で支払う商工会議所の会費、組合費

税金は経費にできないという考えが基本ですが、上記が必要経費として計上できます。

租税公課の注意

車のように、事業とプライベートで兼用しているもは「按分(あんぶん)」で計算しなければいけません。

福利厚生費

フリーランス『経費』になる種類(項目):福利厚生

  • 従業員の食事代
  • 従業員の慶弔見舞金
  • 従業員の健康診断

従業員に対して支払った費用だけに計上できます。

専従者(配偶者や親族)は適用されません。

給与賃金

フリーランス『経費』になる種類(項目):給与賃金

  • 従業員に支払った給与
  • 従業員に支払った賞与

事業主(自分)や専従者(配偶者や親族)は別途処理します。

専従者給与

フリーランス『経費』になる種類(項目):専従者給与

  • 親族、配偶者に支払った給与
  • 親族、配偶者に支払った賞与

青色申告を行っている、または専従者給与に関する届け出を行うなどの一定条件を満たすことができれば経費計上することができます。

利子割引料

フリーランス『経費』になる種類(項目):利子割引料

  • 受取手形の割引料
  • 事業での借入金の利息

借入金の元金、または事業に関係のない個人の借入金は計上できません。

ちなみに、借入金の元金は負債として計上することになります。

貸倒金

フリーランス『経費』になる種類(項目):貸倒資金

貸倒金=回収できなくなった売掛金や貸倒金、受取手形の総額です。

取引先が倒産してしまった…などの特殊な場合がほとんどです。

雑費

フリーランス『経費』になる種類(項目):雑費

  • ゴミ処理代
  • クリーニング代
  • 引っ越し代
  • 証明書発行手数料 など

基本的に利用頻度が低く少額で、どの経費にも当て余らない出費を雑費として計上します。

雑費の注意

雑費は決算上、不明確な経費です。

なので雑費が大きくなると、税務署に目をつけられることも…。

フリーランスとしての職種上、特定の出費が多くなってしまうときは新しい項目を作ってカウントしましょう。

フリーランスの経費|おわりに

様々な種類の経費を紹介しました。

「こんな種類がある」ということを頭に入れておくだけで、確定申告が楽になりそうですね。

日々領収書を手に入れて、しっかりと保管・管理しましょう。

カテゴリー: フリーランス